仕事がはかどらない人が劇的に変わる7つの習慣

仕事がはかどらない人が劇的に変わる7つの習慣をレクチャーしていきます。

セルフマネジメントとしても活用できるチェックリストを作成しています。
該当内容の改善方法解説を参考に、仕事内容を見直してはいかがでしょうか?

 

あなた1人という人間の稼働が向上すれば、副作用的に周囲3人程は良い影響を受けます。
会社が変わるとあなたが変わるのではなく、あなたが変わると会社が変わります

 

大丈夫。あなたならきっと出来るはずです。

 

日々の仕事がはかどらない

セルフマネジメントチェックリスト

 

いくつ該当しましたか?
該当した先をクリックすれば、【改善方法解説(参考)】へ移動します。

 

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仕事がはかどらない人へ改善方法解説(参考)1〜4

1.電話の通話時間が長い

仕事がはかどらない人の特徴として、電話対応の多さが1つの原因である場合があります。

 

電話が毎日何十件もかかってき、その通話時間の長さが仕事へ悪循環をもたらしています。

 

<改善方法>

@通話時間5分を過ぎた時点で、理由をつけて通話を切る。
※5分しか話せないと意識することで、要点をまとめて話すクセができます。
結果的に10分以上話した内容と結論は同じことが多くなります。

 

ダメな特徴(通話時間が長くなる習慣)

A:
今度、棚卸があるですが〜。どうやって新規レイアウトしてよいかわからなくて〜。

 

B:
棚卸大変ですもんね。新規レイアウトは自分も悩みましたよ。何日に棚卸するんですか?

 

A:
18日の予定なんだけど、何か良い案とかない?

 

B:
そうですねぇ。自分の時は・・・・・

 

※このあとB氏による思い出しながら話と、A氏の途中脱線した会話もあり、15分通話することになりました。

 

良い例(通話時間が短く結論がでる)

A:
今度、棚卸の後に新規レイアウトを担当することになったので、よかったら前回の資料をメールで頂いても良いですか?勉強したくて。

 

B:
いいですよ。
自分も前のことなんで、資料みないと思い出せません。
資料を見直しときますね。その後にメールして送ります。
レイアウトはいつの予定ですか?

 

A:
18日なんだ。

 

B:
急ぎですね。
資料送るだけなんで、見直したらすぐに送りますね。
分からないことがあったら電話下さい。

 

A:
ありがとう。
資料をみてまとめてから、分からない点は教えてください。

 

要点をまとめて話すクセをつければ、1日で1時間近くの時間短縮が可能になります!
仕事がはかどらないから脱出できると思います。

 

 

2.会議時間が長い。ちょっとした話が長い

会議やちょっとした仕事相談の話が長いと、それだけで仕事がはかどらなくなります。
話ている本人達は大切な話をしている意識はあるケースが多いです。

 

しかし話が長い特徴として、話した結論が結局 【未解決のまま、今後様子見】という結論になることが多くあります。
まさに悪循環です。

 

このような習慣を改善する為に、外国スキルの仕事改善方法が取り入れられてきています。

 

<改善方法>

会議を立って行う
・座って話す時より、意見が多くでる。
・集中力が持続するので、早く決議が決まる。
・立っているとキツイので、早く会議が終わるように、参加者が【要点】のみを端的に話し始める。

 

※ちょっとした話が長い際も同様に、できれば立って話しましょう。

 

3.残業ありきで仕事のペース配分をしている

これは意識の問題でありますが、仕事がはかどらないケースで原因となるのが「仕事の多さ」になります。

 

「仕事が多い」とどうしても、残業が頭によぎります。

 

残業ありきで仕事のペース配分をしてしまう心理

「あぁーまた残業になりそうだなー。でも残業すれば終わるし、ゆっくり終わらせるか」

↑ ↑

この心理が、さらなる仕事がはかどらないスパイラルに落ちていく原因です。

 

 

私も経験がありますが、この心理状態で残業しても【結局仕事は終わらないで、遅くなりすぎたから帰る】ケース

 

まさに悪循環ですが、残業した本人が「残業したのに終わらなかった。けど頑張った。」などという誤解(達成感)を感じています。
はっきり言いますと、その達成感は間違いです。

 

残業しないのが、真の達成です。

 

<改善方法>

・最悪、残業するなら終わる時間をはっきりと決めて取り掛かる

 

・残業せずに帰宅する。退勤前に明日の仕事がすぐに取り掛かれるように準備して帰る。
※朝と夕方以降では、朝に仕事したほうが秒殺で同じ仕事量が終わります。(私も体験済みのおススメです)

 

4.集中力が持続しない

同じ仕事が続くと、どうしても集中力が低下してしまいます。
人間はもって20分程度しか集中力は持続できないので、仕方ない部分もあります。

 

ですが工夫を行うことで、集中力の低下を予防することができます。

<改善方法>

メインとサブメインの仕事を用意しておく。
メイン:事務での処理
サブメイン:事務所や会社のレイアウトや飾り作成

 

集中力が低下してきたら、メインとサブメインの仕事を巡回するように交互に行う集中力低下が予防できます。
「メイン→サブメイン→メイン」といった流れで仕事を行う。

仕事がはかどらない人へ改善方法解説(参考)5〜7

5.小さいミスが多いため、やり直しに時間がかかる

小さいミスをそのまま改善しないと、どのように仕事がはかどらないのでしょうか?
簡単な例をもとにイメージしていただければと思います。

 

小さいミスを指摘される

どこが間違っているか確認を行う

訂正を行う

確認を行う

小さいミスで業務にズレが起きていたら、訂正を他職員に報告する

 

こんな工程!完全に無駄ですよね?!

 

小さいミスに対して、多くの時間を費やさなければないけません。
処理能力は低い人は、この小さなミスがあるか?ないか?の差になります。

 

<改善方法>

1つ1つの仕事に対して必ず最後に確認(Check)を行う

 

必ず最後に確認(Check)をすれば、上記のような時間が丸ごと無くなります。(タイムロス回避)
これだけでも仕事がはかどらない予防ができます。

 

6.月間隔でのルーティン(確定的な流れ作業)が構築できていない

仕事を行えば、年末を除いてほとんどが大きく見て同じです。

 

「大きく見てみれば」同じような流れで仕事を処理していくことになります。

 

「細かく見ていけば」新規開拓や新規企画など、微妙に忙しさが違います。

 

仕事がはかどらないケース

仕事の流れに対して【骨組み】が全くできていないと、毎日が忙しく、先を予測して処理ができない状態になります。

 

<改善方法>

月の仕事の骨組みを「大きく見て」構築する

 

○月スケジュール構築
事務員例)
1日-10日:請求処理・お得意先に挨拶
11日-20日:日々記入・新規企画や会社メンテを行う
21日-25日:来月の事務的処理準備
26日-30日:請求処理の準備

 

7.ちょっとした仕事を後回しにしてしまい、結果多くの仕事が未処理になる

「後でやればいいやぁ精神」は何もプラスになりません
すぐ終わるはずの仕事を未処理のまま、放置していますと、後に自分の首を絞める事態を招きます。

 

仕事がはかどらないと感じるのは、「常に仕事に追われている精神状態」がそう思わせるのです。

 

<改善方法>

すぐに終わる仕事でも後回しにせずに、すぐに終わらせることが、仕事に追われている精神状態を絶つコツといえるでしょう。

 

実際に仕事に余裕がある人は、自分で新しい企画などを考える時間もあり質のある仕事ができます。

 

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仕事がはかどらない人が劇的に変わる7つの習慣まとめ

□1.電話の通話時間が長い。

<改善方法>

@通話時間5分を過ぎた時点で、理由をつけて通話を切る。
※5分しか話せないと意識することで、要点をまとめて話すクセができます。
結果的に10分以上話した内容と結論は同じことが多くなります。

□2.会議時間が長い。ちょっとした話が長い。

<改善方法>

会議を立って行う。
・座って話す時より、意見が多くでる。
・集中力が持続するので、早く決議が決まる。
・立っているとキツイので、早く会議が終わるように、参加者が【要点】のみを端的に話し始める。

 

※ちょっとした話が長い際も同様に、できれば立って話しましょう。

□3.残業ありきで仕事のペース配分をしている。

<改善方法>

・最悪、残業するなら終わる時間をはっきりと決めて取り掛かる

 

・残業せずに帰宅する。退勤前に明日の仕事がすぐに取り掛かれるように準備して帰る。
※朝と夕方以降では、朝に仕事したほうが秒殺で同じ仕事量が終わります。(私も体験済みのおススメです)

 

□4.集中力が持続しない。

<改善方法>

メインとサブメインの仕事を用意しておく。
集中力が低下してきたら、メインとサブメインの仕事を巡回するように交互に行う集中力低下が予防できます。

□5.小さいミスが多いため、やり直しに時間がかかる。

<改善方法>

1つ1つの仕事に対して必ず最後に確認(Check)を行う

□6.月間隔でのルーティン(確定的な流れ作業)が構築できていない。

<改善方法>

月の仕事の骨組みを「大きく見て」構築する

□7.ちょっとした仕事を後回しにしてしまい、結果多くの仕事が未処理になる。

<改善方法>

すぐに終わる仕事でも後回しにせずに、すぐに終わらせることが、仕事に追われている精神状態を絶つコツといえるでしょう。

 

 

ピコ太郎:
最後まで読んでくれて
ありがとな!
武運を祈るぜ!


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